Datenschutzhinweise zur Logenverwaltung
Version 2026-09-10-1
1. Verantwortlicher
INITIATION - JOHANNISLOGE BONN
Dyroffstr. 2 in 53113 Bonn
E-Mail: info@loge-initiation.de
2. Zwecke der Verarbeitung
Die Logenverwaltung verarbeitet personenbezogene Daten zur Aufnahme und Verwaltung der Mitgliedschaft, zur internen Kommunikation, Termin- und Aufgabenorganisation, Verwaltung von Ämtern und Graden, Dokumentation von Beschlüssen und Zeichnungen, Organisation von Video-Calls einschließlich Teilnahmebestätigungen und Protokollen sowie zur Beitrags- und Zahlungsverwaltung. Dazu gehören auch freiwillig angegebene Begründungen zu Beurlaubungs-, Deckungs- oder Kündigungsanträgen sowie beantragte Austrittsdaten, Bearbeitungsentscheidungen und die dazugehörigen Zeitpunkte. Mitglieder können ihre eigenen Kontaktdaten einschließlich der E-Mail-Adresse aktualisieren; Änderungen werden mit Zeitpunkt, handelnder Person sowie altem und neuem Wert historisch protokolliert. Außerdem werden technisch notwendige Daten verarbeitet, um den geschützten Zugang und die Sicherheit des Portals zu gewährleisten.
3. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt, soweit einschlägig, insbesondere zur Durchführung der Mitgliedschaft und der Vereinsverwaltung, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und zur Wahrung berechtigter Interessen an einer sicheren und nachvollziehbaren internen Verwaltung. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO betroffen sein können, erfolgt eine Verarbeitung nur, wenn hierfür eine zusätzliche gesetzliche Grundlage besteht.
4. Sichtbarkeit innerhalb der Loge und technische Dienstleister
Private Kontaktdaten eines Mitglieds sind für andere Mitglieder grundsätzlich nicht sichtbar. Übernimmt ein Mitglied jedoch ein aktuelles Beamtenamt, werden Name, Amt, private Telefonnummer und E-Mail-Adresse während der Amtszeit in der Beamtenliste für aktive Logenmitglieder angezeigt, damit die interne Erreichbarkeit der Funktionsträger gewährleistet ist. Hammerführende erhalten im Rahmen ihrer Verwaltungsaufgaben weitergehenden Zugriff. Ein anderes aktives Mitglied kann nur nach ausdrücklicher Vergabe eines Sonderrechts durch die Hammerführenden eine lesende Einsicht in die Beitragskonten aller Mitglieder oder die Berechtigung zum Rundmailversand erhalten; die Vergabe ist administrativ nachvollziehbar und kann wieder entzogen werden. Für Video-Calls können die Hammerführenden außerdem genau ein aktives Mitglied als organisatorischen Ansprechpartner bestimmen. Dieses Mitglied darf Video-Call-Termine, Einladungen, Teilnahmebestätigungen und Protokolle verwalten, nicht jedoch die Funktion eigenständig aktivieren oder deaktivieren. Technische Dienstleister können insbesondere Hosting- und E-Mail-Dienstleister sein. Für bestimmte automatisierte Dokument-, Such- und Hilfefunktionen kann OpenAI Ireland Ltd. als technischer Dienstleister eingesetzt werden. Dabei werden nur die für die jeweilige Funktion notwendigen Daten übertragen. Für die intelligente Suche in Zeichnungen und Video-Call-Protokollen wird die jeweilige PDF-Datei selbst nicht an OpenAI übertragen; verwendet wird lokal ausgelesener und vor der Embedding-Anfrage bereinigter Text. Bei der automatisierten Kontoauszugsauswertung kann das hochgeladene Dokument verarbeitet werden; die daraus gewonnenen Buchungsvorschläge werden nicht ungeprüft verbucht. Der optionale LogenMaster-Assistent beantwortet ausschließlich Bedienfragen zur Software. Dabei werden die vom Anwender eingegebene Hilfefrage, ein kurzer nicht dauerhaft gespeicherter Gesprächsverlauf sowie technische Kontextangaben zum aktuellen Programmbereich und zur Benutzerrolle verarbeitet. Konkrete Mitglieds-, Finanz-, Mail-, Termin- oder Dokumentdaten werden dem Assistenten nicht automatisch bereitgestellt; Anwender werden aufgefordert, keine personenbezogenen Daten in das Chatfeld einzugeben.
5. Interne E-Mails und Video-Calls
Berechtigte Hammerführende oder ausdrücklich mit einem Sonderrecht ausgestattete Mitglieder können interne Rundmails an alle aktiven registrierten Mitglieder oder an ein einzelnes Mitglied versenden. Rundmails an mehrere Mitglieder werden technisch als einzelne E-Mails verschickt, sodass Empfänger die E-Mail-Adressen anderer Mitglieder nicht sehen. Zur Nachvollziehbarkeit werden Datum, Absender, Empfängerart bzw. Einzelmitglied, Betreff, Inhalt und Versandstatus im internen Rundmail-Archiv gespeichert. Bei aktivierter Video-Call-Funktion können Einladungen wahlweise an alle aktiven registrierten Mitglieder oder an ausgewählte aktive Mitglieder versendet werden; Terminverschiebungen, Stornierungen und Hinweise auf neu eingestellte Protokolle werden als einzelne E-Mails an die jeweils vorgesehenen aktiven Mitglieder versendet. Im Portal werden Video-Call-Termine, Einladungslinks und vorhandene Protokolle für aktive Mitglieder angezeigt. Ist für einen Termin noch kein Thema hinterlegt, kann ein aktives Mitglied ein Thema eintragen; dabei werden der Titel, das eintragende Mitglied als Autor und der Zeitpunkt gespeichert und für die anderen aktiven Mitglieder angezeigt. Teilnahmebestätigungen werden mit Mitglied, Termin und Zeitpunkt gespeichert.
6. Speicherdauer
Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Mitgliedschaft, die historische Nachvollziehbarkeit oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Für archivierte Mitglieder setzt das Plugin für private Kontakt- und Stammdaten derzeit nach 2 Jahren ab dem Austrittsdatum eine interne Wiedervorlage. Diese Wiedervorlage ist keine Aussage über eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist; vor einer Löschung ist zu prüfen, ob einzelne Daten weiterhin benötigt werden. Historisch erforderliche Daten wie Name, Mitgliedschaftszeitraum, Grad- und Amtshistorie, Deckungs- und Reaktivierungsvorgänge sowie notwendige Finanznachweise können länger erhalten bleiben. Die Änderungshistorie privater Kontaktdaten wird bei einer späteren Datenschutzbereinigung privater Stammdaten ebenfalls entfernt.
7. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
8. Automatisierte Auswertungen
Automatisierte Funktionen des Plugins dienen ausschließlich als Unterstützung. Sie treffen keine Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über ein Mitglied. Insbesondere werden Zahlungseingänge aus Kontoauszügen erst nach manueller Prüfung und ausdrücklicher Bestätigung durch einen berechtigten Benutzer gebucht.
9. Datensicherheit
Das Portal arbeitet mit rollenbezogenen Berechtigungen, geschützter Dateispeicherung, protokollierten Verwaltungsaktionen sowie zusätzlichen Anmelde- und Sicherheitsmaßnahmen. Dennoch sollte das Website-System einschließlich Erweiterungen, Design-Komponenten, Server und TLS/HTTPS dauerhaft aktuell und sicher konfiguriert bleiben.